PR TASIKMALAYA - Di dunia bisnis ada banyak istilah-istilah akuntansi, satunya di antara adalah invoice. Invoice atau yang dikenal dengan istilah awamnya adalah nota, berperan penting dalam merekam barang atau jasa apa saja yang telah dibeli konsumen.
Biasanya, invoice dibuat dalam bentuk rangkap tiga. Yang asli menjadi arsip perusahaan sedangkan ketiga hasil copy diberikan satu untuk pembeli, satu untuk penjual, dan yang terakhir sebagai arsip keuangan. Selain itu, sudah ada sejumlah aplikasi invoice online Indonesia yang membantu dalam proses pembuatan invoice. Aplikasi invoice online Indonesia merupakan sutu terobosan dalam dunia bisnis.
Apa Itu Invoice?
Menurut keterangan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar.
Baca Juga: 5 Aktris Korea dengan Citra Peran 'Wanita Gila' dalam Penampilannya di Drama pada Tahun 2021
Selain memuat perincian pembelian, invoice sering kali digunakan sebagai alat tagihan antara penjual kepada pembeli. Adapun tenggat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran yang tertera dalam invoice biasanya akan disesuaikan dengan kesepakatan pada purchase order.
Pembuatan invoice umumnya dilakukan sebanyak tiga rangkap, satu untuk pembeli, yang ke dua disimpan oleh penjual sebagai lampiran penagihan, dan yang ke tiga disimpan di dalam buku faktur. Tidak ada format baku dalam pembuatan invoice, akan tetapi ada beberapa komponen yang harus Anda cantumkan di dalam sebuah invoice. Apa saja?
Komponen di Dalam Invoice
Setiap perusahaan pasti memiliki format invoice yang berbeda-beda sesuai kebutuhannya. Namun, ada beberapa komponen yang harus disertakan di dalam invoice agar informasi di dalamnya lengkap sesuai purchase order dari konsumen.
Baca Juga: Bobby Joseph Resmi Tersangka Kasus Narkoba, Jadi Pemakai Sekaligus Perantara
Berikut ini beberapa komponen di dalam invoice tersebut:
- Nomor urut invoice
- Purchase order/nomor order
- DO/SJ atau kode nomor transaksi DO/SJ
- Detail barang
- Sub total
- Diskon (bila ada)
- Biaya pengiriman (bila ada)
- Biaya PPN
- Total biaya
- Bagi sebagian orang, invoice tampak sama dengan kwitansi. Padahal, ke duanya punya fungsi yang berbeda, lho. Jadi apa perbedaan ke duanya?
Baca Juga: Bobby Joseph Diduga Perantara Narkoba Kalangan Tertentu, Terancam 20 Tahun Penjara
Seperti yang telah dijelaskan di atas, invoice adalah sebuah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli. Umumnya, pembeli sudah bisa menerima invoice setelah pemesanan.
Sementara itu, kwitansi merupakan tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang. Jadi, kwitansi akan diberikan setelah adanya penyerahan sejumlah uang.
Untuk memeprmudah pengelolaan invoice, kini sudah hadir sejumlah aplikasi invoice online Indonesia. Sehingga pemilik usaha tidak perlu pusing dalam pembuatan invoice.
Baca Juga: Perkara 40 Harian Vanessa Angel, Ayah Bibi Ardiansyah Buka Suara Soal 'Mengemis' Endorse
Fungsi Invoice dalam Bisnis
Setelah memahami pengertian invoice, berikut ini sejumlah fungsi atau manfaat invoice bagi bisnis Anda:
- Sebagai informasi mengenai barang atau jasa yang dibeli konsumen.
- Sebagai informasi besarnya tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen.
- Sebagai rujukan yang absah jika barang atau jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain.
- Sebagai rujukan yang absah ketika menambahkan transaksi ke pembukuan keuangan.
- Pada kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan yang absah sebagai faktur pajak.
Baca Juga: Kumpulan 25 Link Twibbon Menyambut Muktamar Nahdlatul Ulama ke-34, Pasang Sekarang Juga
- Sebagai rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan.
- Fungsi utama dari invoice adalah memuat perincian pembelian dan termin pembayaran yang digunakan untuk menagih konsumen agar segera melakukan pembayaran.
- Bila ada kasus ketidaksesuaian dalam pembayaran tagihan atau pengiriman barang, invoice bisa menjadi rujukan yang sah.
- Invoice bisa menjadi alat untuk memudahkan para pebisnis dalam memantau perkembangan bisnis yang sedang dirintis.
- Invoice bisa mempermudah pembuatan pembukuan keuangan. Melalui pembukuan keuangan, Anda pun dapat memantau bagaimana perkembangan bisnis setiap waktu.
- Sebagai acuan yang sah apabila ingin menjual kembali barang yang dibeli kepada pihak lain.
Baca Juga: Park So Dam Didiagnosa Kanker hingga Harus Jalani Operasi, Ini Pernyataan dari Pihak Agensi
Mengenal Jenis-Jenis Invoice
Ada 3 jenis invoice yang umum digunakan dalam bisnis atau perusahaan. Berikut jenis-jenis invoice beserta penjelasannya.
1. Invoice biasa
Invoice biasa banyak ditemukan dalam transaksi sehari-hari karena sifatnya yang sederhana. Sebuah invoice biasa umumnya memuat mengenai perincian item yang dibeli/pesan, jumlah, harga satuan barang/jasa, serta total harga yang harus dibayar.
Baca Juga: 5 Manfaat Kesehatan Berjalan Tanpa Alas Kaki, Salah Satunya Mencegah Penyakit Jantung
2. Invoice konsuler
Invoice konsuler merupakan faktur yang diberikan saat melakukan transaksi internasional. Jadi, bila Anda melakukan aktivitas ekspor-impor harus dilengkapi dengan invoice jenis ini. Dalam praktiknya, invoice konsuler harus disahkan serta mendapat izin dari negara yang menerima impor dan kedutaan negara asal pengekspor.
3. Invoice proforma
Apabila barang yang dibeli nantinya dikirimkan secara bertahap, maka penjual akan memberikan invoice proforma sebagai invoice sementara. Setelah seluruh barang yang dipesan/dibeli dikirim secara keseluruhan, maka penjual akan mengganti invoice proforma dengan invoice biasa.
Itulah penjelasan mengenai apa itu invoice, fungsi, dan jenis-jenisnya. Bagi Anda yang baru mendirikan sebuah usaha, selalu teliti dalam pembuatan invoice karena invoice dapat membantu Anda dalam memantau buku piutang perusahaan.
Tips penting saat pembuatan invoice adalah dengan membuat invoice berdasarkan nomor urut cetak. Guna menghindari nomor urut ganda, Anda bisa memanfaatkan software akuntansi yang bisa menerbitkan invoice dengan nomor urut cetak secara komputerisasi sehingga dapat meminimalisasi terjadinya human error. Selain itu, penggunakan aplikasi invoice online Indonesia juga dapat meminimalisir kesalahan tersebut.
Cara Mudah Membuat & Mengirim Invoice dengan Jurnal
Kini, Anda tidak perlu lagi membuat invoice dan melakukan penagihan secara manual. Dengan menggunakan software invoice online Indonesia seperti Jurnal by Mekari, Anda bisa membuat invoice dengan otomatis dan mengirimkannya langsung kepada pelanggan.
Selain membuat dan mengirim invoice secara langsung, Jurnal juga dilengkapi dengan fitur Invoice Reminder atau Pengingat Faktur yang membantu Anda menagih piutang yang akan jatuh tempo.
Baca Juga: Pesan WhatsApp Dosen UNJ yang Lecehkan Mahasiswa Terungkap, Minta Cium hingga Tidur Bareng
Dengan begitu, bisnis Anda akan terhindar dari piutang tak tertagih yang dapat menyebabkan kegagalan bisnis.
Selain itu, dengan Jurnal by Mekari Anda juga dapat mengatur jadwal pengingat faktur sebelum, setelah, atau saat jatuh tempo, serta menentukan batas minimal piutang beserta pelanggan yang akan menerima pengingat faktur otomatis.
Software invoice online Indonesia oleh Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.
Dengan menggunakan aplikasi invoice online Indoneisa Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik. Untuk info selengkapnya, Anda bisa mengunjungi website Jurnal atau mencoba demo gratis selama 14 hari.***